大人数での社員旅行において、「業務がストップしてしまう」ことは企業の大きな課題です。
かといって休日に実施することは、社員の休日を奪うことになり、不満に繋がりやすくなります。
1泊2日の場合、平日に実施すると2日間主要メンバーが不在となり、顧客対応や様々な業務に影響が出ることが心配されます。
そこで有効なのが、社員を2つの班に分けて実施する「2班制」です。
京都発着の貸切バスを利用した2班制での社員旅行で、
業務への影響を最小限に抑え、最大限のリフレッシュ効果を得るためのスケジュール管理術を、幹事様向けに解説します。
1. 京都発・社員旅行の2班制導入のメリットと課題
メリット：通常業務と社員旅行でのリフレッシュの両立
- 業務の継続性担保:
各部署のキーパーソンを意図的に分け、どちらかの班が必ず出社している状態を作れます。 - 社員の選択肢拡大:
参加が難しい社員も、日程の選択肢が増えることで参加率が向上します。 - 高品質な旅の実現:
1班あたりの人数が減るため、より質の高い宿やバス（ゆったりとした座席など）を選びやすくなります。
課題：社員旅行の幹事の負担増と公平性
- 準備が2倍:
予約や調整を基本的に2回行う必要があります。
ただし、全く同じ行程であれば、日程と人数さえ確定させて旅行会社へ依頼すれば、
細かな調整や確認は旅行会社にお任せできるので、旅行会社からの確認事項をしっかり回答すれば、
段取りよく準備を進めることが可能です。 - 公平性の確保:
旅程、食事、宿のグレードが2班で同等である必要があります。
2. 業務を止めないための「2班編成」の極意
業務を円滑に進めながら旅行を実施するための、組織的な班分けの戦略が重要です。
| チェック項目 | スケジュール管理の視点 | 実行方法 |
| [ ] 重要メンバーの分散 | 各部署の「絶対に休めない人物」や「承認者」を必ず1班と2班に分わけるようにしましたか？ | 業務引き継ぎ期間を確保するため、1班と2班の間に最低1日以上の業務日を設ける。 |
| [ ] 繁忙期の回避 | 部署ごとに繁忙期が異なる場合、どちらの班も業務に支障がない時期を選定しましたか？ | 部署ごとにアンケートを取り、最も影響が少ない時期の候補日を2～3つずつ提出してもらう。 |
| [ ] 予備日の設定 | 悪天候や緊急事態が発生した場合に備え、2班とも予備日を設定しましたか？ | 予備日も業務引き継ぎ期間を確保するため、1班と2班の間に最低1日以上の業務日を設ける。 |
| [ ] 連絡体制の統一 | どちらの班の旅行中も、社内緊急連絡窓口を一本化し、周知しましたか？ | 窓口は旅行に参加しない管理職や部門外の社員に担当してもらう。 |
各班、旅行期間中も出勤している社員に対して、配慮を忘れずに業務負担への理解と協力を得ることが、ポイントとなります。
3. 2班制を活かす！京都発・貸切バスでの効率的な社員旅行の旅程作成術
同じ行程を2回実施する場合、バスの利用方法を最適化することで、企画の手間とコストを抑えられます。
社員旅行で貸切バスを利用する際のポイント
- 同一プラン・別日程で契約:
- 旅行会社と「同じ車両タイプ、同じ行程、別日程」で一括契約し、なるべくまとめて準備を進められるようにしましょう。
- 移動中の業務利用の制限:
- 旅行中はリフレッシュに集中させるため、「緊急時以外の業務連絡はしない」よう、配慮しましょう。
4．京都発着の社員旅行での貸切バス利用の重要ポイント
貸切バスを利用する京都の企業にとって、京都駅前にて集合・解散する場合、京都駅八条口貸切バス乗降場を利用することになります。
京都駅八条口貸切バス乗降場を集合・解散場所にするメリット
通勤でJR・地下鉄・バスを利用される社員にとっては、通勤ルートの途中であることもあり、
集合しやすいメリットがあります。
そうではない社員にとっても京都駅八条口貸切バス乗降場発→会社経由→目的地というかたちを取れば、
集合・解散をとてもスムーズにすることができますよ。
5. 2班制で社員旅行をする際の「不公平感」の解消法
社員の満足度を維持するためには、企画段階での透明性が不可欠です。
- [ ] 費用と旅程の公開: 1班と2班の旅行費用（1人あたり）と旅程を比較できるように公開し、「同等である」ことがわかるように伝えましたか？
- [ ] 各班の負担軽減: 各班が旅行期間中を楽しめるよう、業務的なフォロー体制を徹底しましたか？
この2班制での社員旅行のスケジュール管理術を活用し、業務を滞らせることなく、参加者全員が心から楽しめる社員旅行を実現してください！
具体的なプランの相談や貸切バスの手配など、お力になれることがあれば、いつでもお声かけください。
お問い合わせお待ちしております。
