ここでは方面に関わらずおおよそ何にいくらほどかかるのかを見ていきたいと思います。
予算建てなどされる際にまずもって、何にどのくらいの費用が掛かるのか？
がなかなかわからないところだと思います。
そこで、方面関係なく、ざっくりとですが費用を表にしてみます。
1泊2日の場合
| 項目 | 平日お一人様費用 | 休前日お一人様費用 | 備考 |
| 貸切バス代 | 1日6,000円～10,000円 | 6,500円～11,500円 | シーズンやご人数により変わります。 |
| 宿泊代 | 1泊2食18,000円～25,000円 | 23,000円～28,000円 | お部屋を定員で泊られる際の一般的料金です。 |
| 昼食代 | 1食2,200円～3,240円 | 同左 | 2日間なら2回必要です。焼肉など豪華なものは左記以上します。 |
| バス内 | 飲み物・おやつ500円～1,000円 | 同左 | お茶とおやつ～ビール3本とおつまみくらいの費用です。 |
| 宴会費 | 飲み放題2,700円～3,780円 | 同左 | 宿によりまちまちです。 |
| 2次会費 | 3,240円～5,000円 | 同左 | 宿内のカラオケスナックなど |
| 入場料等観光費 | 3,000円～5,000円 | 同左 | 体験ツアーなどは左記より上がります。 |
| 諸費用 | 2,000円～4,000円 | 同左 | 乗務員、添乗員の昼食宿泊、旅行業務取扱料金 |
上記を踏まえますと、
1泊2日でおおよそお一人様4万円程度～7万円程度に収まってきます。
通常は
平日利用の社員旅行様でお一人様4万円程度、
休前日利用の社員旅行様でお一人様5万円前後
の予算を組まれるところが多いです。
もう少し予算を頂けるところでしたら飛行機を利用したご旅行や、
2泊3日のご旅行のご提案をさせて頂きます。
貸切バスの利用が多いため、貸切バスの概算費用を表にしてみました
2025年11月時点
| 1日8時間運行としての概算 | 大型バス（正席45～49） | 中型バス（正席27） | マイクロバス（正席20程度） |
| 移動距離100キロ | 15～17万円（税別） | 12.5～15万円（税別） | 11～13万円（税別） |
| 移動距離200キロ | 17～20万円（税別） | 14.5～17万円（税別） | 12.5～15万円（税別） |
| 移動距離300キロ | 19.5～23万円（税別） | 16.5～19万円（税別） | 14～17万円（税別） |
| 移動距離400キロ | 22～26万円（税別） | 18～21万円（税別） | 15.5～19万円（税別） |
＊概算費用です。季節曜日等により変動いたします。
社員旅行の予算策定：バランスの取り方
ここでは、社長さん又は社員旅行の幹事さんに知っておいていただければと思う社員旅行の予算について書いていきます。
福利厚生費として落とせる範囲
日本の会社における福利厚生費で落とせる社員旅行の範囲や規制、条件については、主に法定外福利厚生のカテゴリーに含まれます。
福利厚生費として経費計上するためには、以下の3つの条件を満たす必要があります:
- すべての従業員が利用できること: 福利厚生費として計上するための必須条件として、会社に勤めるすべての従業員が利用できるサービスである必要があります。
- 金額が常識の範囲であること: 福利厚生費として計上できる金額は、社会通念上常識的な金額にとどめる必要があります。
たとえば、社内イベントや行事、社員旅行も費用の額が合理的な範囲に収まるものであれば問題ありませんが、豪華な海外ツアーといった費用がかかりすぎるものは認められません。 - 現金や換金性の高いものの支給ではないこと: 従業員に対して直接現金を支給した場合は、福利厚生費としては認められません。
また、換金性の高い金券を渡した場合も福利厚生費として計上できません。
社員旅行にかかる費用は、全従業員の半数以上が参加していることが条件で、旅行の期間が4泊5日以内であれば、福利厚生費として処理することができます。
ただし、役員だけでの旅行や取引先も一緒の旅行などは福利厚生費には含まれず、接待交通費などとして処理しなければなりません。
これらの規制や条件を満たすことで、社員旅行を含む様々な法定外福利厚生を経費として計上し、企業の税負担を軽減することが可能です。
ただし、具体的な計上方法や条件の詳細については、税理士や専門家に相談することをお勧めします。
ということですが、
すべての従業員が利用できることとは、全従業員に告知する必要があるということと考えられます。
金額が常識の範囲というのは分かりにくいですが、貴社の規模や売上などにもよると考えられます。
社員旅行をされるということはほとんどの場合、おおむね黒字が出たということでその中から支出されるかと思われます。
現金や換金性の高いものの支給ではないとは、安易に旅行券などを渡すだけというのはダメということと考えられます。
予算計画のステップ
予算計画のステップでは、まず社員旅行の目的と目標を明確に設定します。
次に、参加者の人数を確定させ、旅行の日程や行き先の候補を選定します。
もともと予算上限がある場合はこの時点でしっかりと旅行会社へ伝えておきましょう。
これに基づき、交通手段、宿泊施設、食事、アクティビティなどの必要経費をリストアップし、各項目について見積もりを取ります。
重要なのは、予期せぬ出費に備えて予算の一部を予備費として確保することです。
現地での飲み物代や土産代、2次会費用など。
最後に、得られた見積もりをもとに全体の予算を組み立て、必要に応じて調整を行います。
このプロセスを通じて、コストパフォーマンスに優れ、参加者全員が満足できる社員旅行の計画を立てることができます。
コスト削減のアイデア
コスト削減のアイデアでは、まず大規模な予約やオフシーズンの利用を検討しましょう。
早期予約割引や団体割引を活用することで、交通費や宿泊費を抑えることが可能です。
また、地元の食材を活用した自炊や、無料または低価格のアクティビティを選択することも効果的です。
さらに、会社の広報活動としての旅行を企画し、地域との協力やスポンサーシップを得ることで、追加の支援や割引を受けられる場合もあります。
これらの方法を駆使することで、予算内で価値の高い社員旅行を実現できます。
品質を維持しながら節約するコツ
品質を維持しながら節約するコツには、価値とコストのバランスを見極めることが重要です。
例えば、宿泊施設では、必要十分な設備を備えたコストパフォーマンスの高いホテルを選ぶ、食事では地元の食材を活かしたメニューを提供するレストランを選ぶなど、経済的でありながらも質の高いサービスや体験を選択します。
また、アクティビティでは、参加者の満足度を高めるために、体験の質を重視し、無駄なオプションは省くという選択も賢明です。
このように、各部分での適切な選択を通じて、全体の品質を保ちつつコストを抑えることが可能です。
予算オーバーを避けるための工夫
予算オーバーを避けるための工夫としては、計画段階で明確な予算枠を設定し、柔軟性を持たせることが重要です。
予備費を設けることで、予期せぬ出費に対応できます。
また、旅行プランの各段階でコストを見直し、必要に応じて調整することが効果的です。
具体的には、参加者からの希望やフィードバックを早期に集め、それを予算計画に反映させることや、旅行内容を柔軟に変更できるようにすることが挙げられます。
これらの工夫をすることで、予算内で最大限の価値を提供する旅行を実現できます。
